¿Qué es la validación
de datos?
La validación de datos de Microsoft
Excel permite definir el tipo de datos que se desea introducir en una celda.
Por ejemplo, se puede permitir la entrada de una puntuación por letras con sólo
las letras comprendidas entre la A y la F. Se puede configurar la validación de
datos para evitar que los usuarios introduzcan datos no válidos o permitir su
entrada y comprobarlos tras finalizar el usuario. También se pueden
proporcionar mensajes que definan la entrada que se espera en la celda así como
instrucciones para ayudar a los usuarios a corregir errores.
Cuando se introducen datos que no
cumplen los requisitos, Excel muestra un mensaje con instrucciones
proporcionadas por el usuario.
La validación de datos resulta
especialmente útil al diseñar formularios u hojas de cálculo que otras personas
utilizarán para introducir datos como formularios presupuestarios o informes de
gastos.
En este artículo se describe cómo
configurar la validación de datos, incluidos los tipos de datos que se pueden
validar y los mensajes que se pueden mostrar, además de proporcionar un libro
que se puede descargar para obtener ejemplos de validación que se pueden
modificar y utilizar en hojas de cálculo propias.
Tipos de datos que se
pueden validar
Excel permite designar los siguientes
tipos de datos válidos para una celda:
Números Especifique que
la entrada en una celda debe ser un número entero o un número decimal. Puede
establecer un mínimo o máximo, excluir un número o intervalo determinado, o
utilizar una fórmula para calcular la validez de un número.
Fechas y horas Establezca un
mínimo o máximo, excluya determinadas fechas u horas, o utilice una fórmula
para calcular la validez de una fecha u hora.
Longitud Limite el
número de caracteres que se puede escribir en una celda o exija un número
mínimo de caracteres.
Lista de valores Elabore una
lista de las opciones para una celda como, por ejemplo, pequeña, mediana,
grande, y admita sólo esos valores en la celda. Se puede mostrar una flecha de
lista desplegable cuando un usuario hace clic en la celda para facilitar la
selección de una opción de la lista.
Tipos de mensajes que se puede mostrar
Para cada celda que se valida, se pueden
mostrar dos mensajes diferentes: uno que aparece antes de que el usuario
introduzca los datos y otro que aparece después de que el usuario intente
introducir los datos que no cumplen los requisitos. Si los usuarios tienen
activado el Ayudante de Office, éste mostrará los mensajes.
Mensaje de entrada Mensaje
entrante Este tipo de mensaje aparece cuando un usuario hace clic en la celda
validada. Se puede utilizar este tipo de mensaje para facilitar instrucciones
sobre el tipo de datos que se han de introducir en la celda.
Mensaje de error Este tipo de
mensaje aparece sólo cuando el usuario escribe datos no válidos y presiona la
tecla ENTRAR. Se puede elegir entre tres tipos de mensajes de error:
Mensaje de información Este mensaje no
impide la entrada de datos no válidos. Además del texto que proporciona el
usuario, incluye un icono de información, un botón Aceptar, que
introduce los datos no válidos en la celda, y un botón Cancelar,
que restaura el valor anterior de la celda.
Mensaje de advertencia Este mensaje no
impide la entrada de datos no válidos. Incluye el texto que proporciona el
usuario, un icono de advertencia y tres botones: Sí introduce
los datos no válidos en la celda, No regresa a la celda para más
modificaciones y Cancelar restaura el valor anterior de la
celda.
Mensaje de detención Este mensaje no
permite la entrada de datos no válidos. Incluye el texto que proporciona el
usuario, un icono de detención y dos botones: Reintentar regresa
a la celda para más modificaciones y Cancelar restaura el valor
anterior de la celda. Observe que este mensaje no está concebido como medida de
seguridad: si bien los usuarios no pueden introducir datos no válidos
escribiendo y presionando ENTRAR, pueden eludir la validación copiando y
pegando o rellenando datos en la celda.
Si no se especifica ningún mensaje,
Excel marca si los datos que introduce un usuario son válidos de modo que se
pueden comprobar más adelante, pero no notifica al usuario cuando una entrada
no es válida.
Ejemplos de validación
La mejor manera de comprender lo que es
la validación de datos es verla en acción. Si descarga el libro de ejemplo que
acompaña a este artículo, obtendrá ejemplos de cada tipo de validación y todos
los tipos de mensaje. El libro incluye instrucciones para ver la configuración
utilizada para cada celda validada y copiar la configuración de la validación
en los propios libros, donde se puede modificarla según las propias
necesidades.
Configurar la validación de datos
Cuando sepa qué tipo de validación desea
utilizar en una hoja de cálculo, podrá usar el comando Validación en
el menú Datos para configurarla. Las instrucciones se
encuentran en el libro de ejemplo que podrá descargar en este artículo así como
en la Ayuda de Excel 2002. A continuación figura información general del
proceso:
Configurar la hoja de cálculo Introduzca
primero los datos y fórmulas en la hoja de cálculo. Si utiliza una lista de
opciones válidas, introduzca la lista y asígnele un nombre.
Definir la configuración de una celda Empezando por
la primera celda que desee validar, utilice el cuadro de diálogo Validación
de datos para designar el tipo de validación que desee, un mensaje
entrante y un mensaje de error si lo desea.
Configurar la validación de otras celdas A menudo podrá
ahorrar tiempo copiando la configuración de la validación de la primera celda a
otras celdas y, a continuación, modificando dicha configuración.
Probar las reglas de validación Introduzca
datos válidos y no válidos en las celdas para asegurarse de que funcione
debidamente la configuración y los mensajes aparezcan en el momento previsto.
Utilice el comando Validación para cambiar la configuración. Si
realiza cambios en la validación de una celda, podrá aplicar automáticamente
los cambios a todas las demás celdas con la misma configuración.
Configurar las listas de opciones
válidas
Si utilizó una lista de opciones válidas y desea que los usuarios no puedan
encontrar ni cambiar la lista, puede poner la lista en otra hoja de cálculo,
configurar la validación, ocultar la hoja de cálculo que contiene la lista y, a
continuación, proteger el libro mediante una contraseña. La contraseña del
libro contribuirá a evitar que usuarios que no conozcan la contraseña puedan
mostrar la hoja de cálculo que contiene la lista.
Aplicar protección si se desea Si piensa
proteger la hoja de cálculo o el libro, hágalo después de configurar la
validación. Asegúrese de desbloquear las celdas validadas
antes de proteger la hoja de cálculo; en caso contrario, los usuarios no podrán
escribir en las celdas.
Compartir el libro si se desea Si piensa
compartir el libro, hágalo después de configurar la validación y la protección.
Tras compartir un libro, no podrá cambiar la configuración de la validación a
menos que deje de compartir el libro. Excel, sin embargo, seguirá validando las
celdas designadas mientras se comparta el libro.
Comprobar si los resultados incluyen
datos no válidos Después de que los usuarios introduzcan datos en
la hoja de cálculo, podrá comprobar si ésta incluye datos no válidos de acuerdo
lo que se describe más adelante en este artículo.
Introducir datos en celdas validadas
A continuación se describe cómo es el
proceso de introducción de datos para los usuarios. Se pueden utilizar mensajes
entrantes y de error para facilitar las instrucciones que los usuarios
necesitan para comprender cómo se ha configurado la hoja de cálculo con el
propósito de asegurar que los datos son correctos. Para verlo, descargue el
libro de ejemplo que acompaña a este artículo y vea los ejemplos en la hoja Mensajes.
Ver el mensaje entrante Cuando un
usuario hace clic en una celda validada o utiliza las teclas de dirección para
desplazarse a la celda, el mensaje entrante aparece en el globo del Ayudante o
en un cuadro de mensaje independiente. Si proporcionó una lista desplegable
para la celda, la flecha de lista desplegable aparecerá a la derecha de la
celda.
Escribir datos Cuando el
usuario escribe datos o hace clic en la flecha de lista desplegable para
seleccionar un valor de la lista, el mensaje entrante permanece en la pantalla
(la lista desplegable puede tapar parte del mensaje).
Escribir datos válidos Si el usuario
escribe datos válidos y presiona la tecla ENTRAR, los datos quedan introducidos
en la celda y no sucede nada especial.
Escribir datos no válidos Si el usuario
escribe datos que no cumplen los criterios y se especificó un mensaje de error
para los datos no válidos, dicho mensaje aparecerá en un globo del Ayudante o
en una ventana independiente de mensajes. A continuación, el usuario podrá leer
el mensaje y decidir qué va a hacer.
En caso de un mensaje de información, el usuario puede
hacer clic en Aceptar para introducir los datos no válidos o
hacer clic en Cancelar para empezar de nuevo.
En caso de un mensaje de advertencia, el usuario puede
hacer clic en Sí para introducir los datos no válidos, en
No para seguir modificando la celda o en Cancelar para
empezar de nuevo.
En caso de un mensaje de detención, el usuario no
puede introducir los datos no válidos y puede hacer clic en Reintentar para
modificar la celda o en Cancelar para empezar de nuevo.
Si no se proporcionan mensajes, la
introducción de datos en celdas validadas es igual a la introducción normal de
datos en Excel. Sin embargo, Excel marca todas las celdas con entradas no
válidas de modo que sean fáciles de encontrar.
Comprobar si hay entradas no válidas en una hoja de cálculo
Al recibir hojas de cálculo de usuarios
que pueden haber introducido datos no válidos, puede configurar Excel de modo
que muestre círculos rojos alrededor de los datos que no cumplan los criterios,
facilitando así la búsqueda de errores en las hojas de cálculo. Utilice los
botones Rodear con un círculo datos no válidos y Borrar
círculos de validación en la barra de herramientas Auditoría.
